So steigern Sie die Effizienz Ihrer Ordination

Ärzte/-innen, die eine Praxis führen, müssen sehr viele Herausforderungen meistern. Wie funktioniert der Betrieb einer Ordination am besten? Hier gilt es, ständig den goldenen Mittelweg zwischen der Empathie, die für die Patienten/-innen aufgebracht werden muss, und dem Bedürfnis nach Ordnung innerhalb der Praxis zu finden. Um die Leistung hochzuhalten, sind regelmäßige Prüfungen unverzichtbar. Nachfolgend kommen gute Tipps.

Effizienz der Ordination steigern: Darauf kommt es an

Die Patienten/-innen erwarten heutzutage eine gut ausgestattete Arztpraxis und eine/n kompetente/n Arzt/Ärztin als Ansprechpartner/in. Doch in der Realität gibt es vieles, das sie in einer Arztpraxis kritisieren, zum Beispiel:

• Zu lange Wartezeiten
• Unkoordinierte Abläufe
• Zu kurze Sprechzeit mit dem/-r Arzt/Ärztin

Diese Organisationsdefizite müssen beseitigt werden, um Probleme, Stress und mangelnde Motivation bei den Ärzten/-innen und Mitarbeitenden zu vermeiden. Zudem ist ein effizientes Arbeiten in der Praxis wichtig, um wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben. Neben dem Erreichen eines bestimmten Jahresumsatzes bzw. Gewinns, der daraus resultiert, sollen die Praxiskosten möglichst niedrig gehalten werden. Einsparpotentiale gilt es, zu erkennen und umzusetzen.

Bessere Organisation der Ordination: So gelingt es

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Effizienz einer Praxis zu steigern, zum Beispiel:

Personalmanagement der Ordination

Ein professionelles Personalmanagement ist für die Praxis sehr wichtig. Die Mitarbeiter/innen am Empfang und in der Praxis sollten zum einen freundlich und zum anderen ausreichend qualifiziert für ihre Aufgaben sein. Die Aufgabenfelder und Arbeitsabläufe sind idealerweise gut strukturiert und aufgeteilt. Die Mitarbeiter/innen einer Arztpraxis haben einen wichtigen Anteil an der Leistungsfähigkeit. Ein harmonisches Miteinander ist ein bedeutender Faktor bei der Bindung des Personals und beginnt bereits bei der Auswahl der Mitarbeitenden. Ein Probearbeitstag ist im Rahmen des Einstellungsprozesses wichtig.

Team-Meetings

Regelmäßige Team-Meetings sind nützlich. Die Mitarbeiter/innen können dabei ihre Probleme und Wünsche äußern. Dies fördert die Verbundenheit innerhalb des Teams. Dafür sorgen auch Teambuilding-Maßnahmen. Sie stärken das „Wir“-Gefühl. Unzufriedenheit lässt sich in persönlichen Gesprächen lösen.

Bestmögliche Koordination

Eine gute Koordination der Abläufe ist wichtig, denn eine fehlgesteuerte Praxisorganisation hat ebenso wirtschaftliche Konsequenzen. Die Produktivität verschlechtert sich. Was die Wartezeiten anbelangt, man kann sie auch in einer gut organisierten Praxis nicht immer vermeiden. Doch entscheidend ist, die Patienten/-innen frühzeitig darüber zu informieren. So lassen sich bereits im Vorfeld Ärger und Unmut verhindern. Gutes Praxismanagement ist immer die Grundlage eines reibungslosen Betriebs. Dabei gilt es bei der Terminvergabe folgendes zu beachten:

• Terminvergabe pauschal im 15-Minuten-Takt
• Zur Verringerung der Wartezeit Patientenfrequenzanalyse
• Montag und Freitag sind die Wartezimmer der Hausärzte/-innen meist voll
• Zum Jahresende haben insbesondere Fachärzte/-innen, wie der/die Zahnarzt/-ärztin, einen vollen Terminkalender
• Zu Stoßzeiten weniger Termine vergeben
• Patienten/-innen mit festgelegtem Termin bevorzugt behandeln

Die Wartezeiten lassen sich zum Beispiel durch einen WLAN-Hotspot in der Praxis für Patienten/-innen gut überbrücken. Dies verbessert den Service. Ideal ist auch eine Auswahl an aktuellen Zeitschriften. Ordnung und Sauberkeit sind in der Ordination selbstverständlich. Die verschiedenen Bereiche sollten funktionell getrennt sein, beispielsweise:

• Empfangs- und Wartebereich
• EKG
• Labor
• Verwaltung
• Behandlungsräume

Dies ermöglicht ein ruhiges und ungestörtes Arbeiten und die Wahrung der Diskretion. Das Wartezimmer befindet sich demnach, auch aus Gründen des Datenschutzes, am besten nicht direkt neben der Anmeldung, wenn die Bereiche offen sind.

In Bezug auf das Umfeld sind zudem entscheidend:

• Raumklima, wie Temperatur
• Beleuchtung
• Angenehme Farben schaffen Wohlfühlatmosphäre
• Mobiliar, beispielsweise bequeme Stühle
• Ruhige Umgebung, eventuell leise Musik
• Serviceleistungen, wie Wasserspender

Mehr Patienten/-innen und Privatpatienten/-innen

Man kann zudem versuchen, die Behandlungsfälle pro Quartal zu erhöhen. Kosten für den Praxisbetrieb, zum Beispiel für Strom und Heizung, fallen auch für unproduktive Zeiten an. Hierfür sind jedoch zufriedene Patienten/-innen wichtig, die gern in die Praxis kommen und auch bleiben. Eine weitere Möglichkeit, die Gewinne zu steigern, ist ein höherer Anteil an Privatpatienten/-innen.

Guter Umgang mit Patienten/-innen

Eine kundenfreundliche Betreuung wird vorausgesetzt. Daher gilt es, oben genannte Punkte, wie zu lange Wartezeiten oder gestresstes und unfreundliches Verhalten, zu vermeiden. Ein/e Patient/in muss immer spüren, dass sein/ihr Wohl und die Wiederherstellung der Gesundheit im Fokus steht und jederzeit ein vertrauensvoller Umgang an den Tag gelegt wird. Die Rezeption ist die Drehscheibe der Arztpraxis. Hier beginnt und endet bis zum nächsten Wiedersehen die gute Beziehung zu den Patienten/-innen.

Gewinne erhöhen

Schlecht honorierte Behandlungsleistungen werden am besten gemieden. Da viele Arztpraxen für die Einrichtung und Ausstattung eine Finanzierung benötigen, ist es zudem wichtig, die Schulden so schnell wie möglich abzutragen.

Fazit

Die Organisation einer Praxis bzw. Ordination ist eine große Herausforderung. Mit einer guten Planung kann der Betrieb maßgeblich verbessert werden. Eine Arztpraxis lebt von einer hohen Zufriedenheit der Patienten/-innen. Dabei spielt ein gutes Personalmanagement eine sehr wichtige Rolle. Die Mitarbeiter sollten freundlich und ausreichend qualifiziert sein. Nicht immer lassen sich Wartezeiten vermeiden. Doch je angenehmer die Patienten/-innen es dabei haben, umso kürzer empfinden sie diese.