Insbesondere junge Ärzte sind zu Beginn ihrer Tätigkeit überfordert. Denn der Personalmangel ist überall spürbar, in über 80 % der deutschen Kliniken fehlt es an Personal. Ein richtiges Zeitmanagement als Arzt zu haben ist deswegen zentral. Doch worauf sollte man für ein gelingendes Zeitmanagement achten?
1. To-Do-Listen mit freien Lücken anfertigen
Um nicht von einem Ort zum nächsten zu pilgern und das Gefühl zu haben, dennoch nicht alles zu schaffen, empfehlen sich To-Do-Listen. Diese sollte man als organisierter Arzt für ein ideales Zeitmanagement unbedingt anfertigen, um einen Überblick für anstehende Tätigkeiten zu haben.
Die Routinetätigkeiten wie Visiten, Besprechungen oder Blutabnahmen sollten dabei nicht zu kurz kommen. Hat man sich gemerkt, welche täglich anstehenden Aufgaben anstehen, kann man diese in die To-Do-Liste einpflegen.
Darüber hinaus sollte man alles Zusätzliche aufschreiben, beispielsweise ein besonderes Telefonat, welches man noch durchführen muss. Hierbei sollte man die Prioritäten beachten: Welche Aufgaben sind essenziell? Welche müssen heute gemacht werden?
Außerdem empfiehlt sich, ähnliche Aufgaben in der To-Do-Liste zu gruppieren und dementsprechend auch hintereinander zu erledigen. Eine mögliche Kategorie kann zum Beispiel “Computer” für administrative Aufgaben, “Chefarzt” oder “Telefon” sein. Dies soll verhindern, dass man zwischen unterschiedlichen Tätigkeiten hin- und herspringt und so wertvolle Zeit vergeudet.
Nichtsdestotrotz ist es im Zuge dessen fundamental, Lücken zu lassen und den Tag nicht im Minutentakt im vorauszuplanen. Zeitfresser können immer auftauchen, für welche man selbstverständlich nicht die Verantwortung trägt – die man allerdings dennoch machen muss.
Unerwartete Tätigkeiten können an jeder Ecke der Klinik lauern. Es kann demnach vorkommen, dass unglaublich viele Notfälle an einem Tag eintreffen, mit welchen man nicht gerechnet hat. Oder der Chefarzt kommt nicht pünktlich zur Besprechung.
Sollten die Puffer, welche man in die To-Do-Liste einplant, nicht eintreffen, kann man sie noch immer für Erholung nutzen. Die ein oder andere Pause sollte man sich sowieso gönnen, um effizient arbeiten zu können und die Energiereserven aufzuladen – trotz dem Stress und Personalmangel.
2. Besonders hilfreich: Die ALPEN-Methode
Mit der To-Do-Liste verbunden existiert eine überaus hilfreiche Methode für ein gutes Zeitmanagement als Arzt, welche Jungmediziner zumindest kennen sollten. Die Voraussetzung ist in diesem Zusammenhang, dass man täglich ein paar Minuten Zeit für einen Tagesplan investiert.
Der Plan sollte diese Punkte enthalten:
- Aufgaben, Termine sowie geplante Aktivitäten notieren
- Länge der Aufgaben schätzen
- Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen
- Entscheidungen über Prioritäten treffen
- Nachkontrolle
Indem man diesen Plan nach dieser Methode gestaltet und einhält, kann man die Erledigungen an einem Tag möglichst effizient und zeitsparend durchführen. Umso mehr Erfahrung man als Arzt sammelt, desto weniger detailliert muss ein Plan sein: irgendwann kommt das richtige Zeitmanagement von allein, wenn man es bereits mental übernommen hat.
3. Routineaufgaben effizient erledigen
Eine weitere Methode für ein gelingendes Zeitmanagement ist die effiziente Erledigung der Routinetätigkeiten. Denn bei solchen Aufgaben kann man, wenn man nicht aufpasst, ebenso viel Zeit verlieren.
In diesem Zusammenhang sollte man sich selbst reflektieren: wie erledige ich alltägliche Aufgaben? Wende ich zu viel Zeit auf? Ein Beispiel könnte sein, dass man sich außerordentlich viel Zeit für seine Gesprächspartner am Telefon nimmt.
Selbstverständlich macht man sich dadurch zwar sympathisch, aber dadurch vertrödelt man leider wichtige Zeit. Deswegen ist es zentral, sich lediglich auf wesentliche Aussagen zu beschränken, ohne zu kurz angebunden zu wirken.
4. Teamarbeit ist fundamental
Das Abstimmen und Organisieren der Arbeitsabläufe mit Kollegen und Pflegekräften auf der Station ist des Weiteren von hoher Bedeutung, wenn man unter Zeitdruck steht.
Im Zuge dessen sollte man sich überlegen, ob man selbst wirklich die Aufgabe machen muss – oder ob sie ein Kollege schneller erledigen kann, wenn nicht sogar besser. Häufig können beispielsweise Pflegekräfte Blutabnahmen oder Verbandswechsel übernehmen, welche man als Arzt zuvor oftmals selbst erledigt hat.
Auf der anderen Seite sollte man selbst auch überlegen, wie man andere unter Zeitdruck stehende Kollegen entlasten kann, welche schwer beschäftigt sind. Denn gegenseitige Hilfe und Teamarbeit ist fundamental für eine gelingende Zusammenarbeit und schnelle, effiziente Arbeitsabläufe.
